Офисные будни

—Да,—взвизгнул с восторгом Александр Олегович.

—Когда тебе стукнуло тридцать семь? А ей было не больше двадцати пяти?

—Когда мне стало сорок, а ей было двадцать четыре. Теперь я свободный, как в детстве…

Мы очень странно пили с Александром Олеговичем тогда, много лет назад, в течении нескольких дней. Странность заключалась в том, что он сохранял приличия после любого алкоголя. Напившись, он становился лишь более радостным, чуть терял координацию и всё. Никаких признаков героизма, нахальства и похоти в пьяном состоянии у него не наблюдалось. Терялась его сухость и холодность, он начинал улыбаться и всё. Под воздействием радости, с улыбкой Александр Олегович рассказал мне свой секретный план на жизнь. Идиотский, с моей точки зрения. К тридцати пяти годам Александр Олегович планировал заработать кучу денег, затем уволиться, стать тёплым и отзывчивым человеком, и найти девушку лет двадцати семи, которая полюбит его по-настоящему, не за деньги. Затем он собирался путешествовать на велосипеде или мотоцикле— жить и не париться. Не работая. В сорок три он планировал первого ребёнка.

—Получается у тебя сбылась мечта, ты заработал денег, уволился, нашел девушку, которая полюбила тебя по-настоящему? Значит всё идёт согласно твоему идиотскому плану?—спросил я.

—Нет,—рассмеялся Александр Олегович,—у меня случился микроинфаркт, я купил велосипед и уехал. А девушка сама появилась и рядом поехала. Вроде всё идёт по плану, но что будет дальше не знаю.

Но самое главное для нас в этом видео – это теория о том, что за рулём нашего сознания бывают два капитана – обезьянка сиюминутного удовольствия и рациональный тип. И именно в понимании этой идеи кроется ключ к эффективной работе и борьбе с прокрастинацией.

Основная задача рационального типа — выдать обезьянке правильные указания в виде задач. Задачи – это чёткие, конкретные и понятные даже внутренней обезьянке действия. Это то, что точно надо сделать, но в процессе выполнения не надо особо думать о деталях: «даже моя внутренняя обезьянка справится».

Главное правило: когда выбор стоит между важным и срочным делом, обезьянка выберет понятное.

Если срочные и важные дела ей неясны, она находит что-то понятное в другом месте. Как правило, этим понятным становится просмотр рилсиков в запретграме.

Ещё наша внутренняя обезьянка любит обобщать события. Например, увидела в списке задач одну сложную — и убежала разбираться с мелочью. В следующий раз она может подумать, что в списке задач все пункты такие сложные, и лучше разобраться с мелочью, прежде чем заглянуть туда. Тогда список задач, который и замышлялся, как список мелочи для внутренней обезьянки, перестаёт выполнять свою функцию.

Необходимо сделать так, чтобы в списке задач обезьяна видела мелочь. А для этого важно формулировать задачи соответствующим образом. Мыслетопливо необходимо тратить в момент формулировки задачи, а в момент выполнения — экономить его.

Вот ряд критериев, которым соответствует хорошо сформулированная задача:

• Формулировка начинается с глагола в неопределённой форме

• Задачу можно выполнить за 10-30 минут в состоянии «наполовину выключенного мозга»

• Формулировка описывает ровно то, с чего надо начать делать задачу

Если вы смотрите на описание задачи и не понимаете, что именно вам нужно начать делать сразу после знакомства с задачей, значит, что-то не так. Идеальная формулировка задачи описывает действие, которое не требует обдумывания.

Важно ещё заметить, что среди глаголов есть глаголы-прокрастиногены (от которых в голове эхом раздаётся: «потом… потом… потом…»). От них лучше избавиться при формулировании задач.

Примеры глаголов-прокрастиногенов:

• подумать/придумать/выдумать

• проанализировать

• выучить/изучить

Если вы столкнулись с большой задачей, сформулировать которую в простом виде для обезьянки невозможно, то просто сформулируйте первый шаг.

Плохой пример:

Хороший пример:

В чём разница между двумя примерами? В первом случае обезьянка будет откладывать выполнение этой задачи максимально долго, потому что задача кажется долгой и сложной. А во втором случае есть конкретное действие, с которым обезьянка легко справится. И в скобках написан контекст, который поможет сформулировать следующий шаг для первоначальной задачи.

Разобрались с тем, что список задач нужен и как формулировать задачи. Теперь главный вопрос – какой инструмент для этого использовать?

Инструмент должен иметь следующий минимальный функционал:

1. Возможность использования с телефона и компьютера. В идеале – если для этого есть приложения, но можно и веб-версией обойтись, если она удобная.

2. Возможность задать дату выполнения и добавить описание.

3. Возможность выделения конкретных задач (метки/категории/тэги/приоритеты).

Минимальный желательный, но необязательный функционал:

1. Возможность добавить напоминание.

2. Возможность создать повторяющуюся задачу.

3. Если планируете использовать инструмент для проектной работы – возможность выбора исполнителя.

4. Возможность ведения нескольких проектов/списков задач.

Как видите – список критериев совсем небольшой. И практически каждый таск-трекер обладает таким функционалом. Поэтому выбирайте, какой вам больше нравится. Можно выбрать мощный инструмент с кучей полезного (и не очень) функционала, а можно, наоборот, максимально простой.

Лично я использую Microsoft To Do. Он как раз относится к категории максимального простого инструмента, в котором есть только базовый функционал. Но для меня это плюс.

Если планируете использовать инструмент для проектной работы, могу порекомендовать ToDoist. Если ищете максимально навороченный – посмотрите в сторону Singularity (но он платный).

Кстати, как видно из списка критериев, просто страница в ворде или табличка в экселе не очень подходит под нужды таск-трекера. Поэтому крайне не рекомендую ими пользоваться, и установить специализированный инструмент для ведения задач.

А ещё Microsoft To Do я использую для ведения различных списков – например, списка книг для прочтения, списка подарков, идей, которые надо обдумать и тп.

В следующем посте речь пойдет о том, как выбирать задачи, которые необходимо взять в работу (и нет, это не про матрицу Эйзенхауэра), откуда брать себе эти задачи и что такое Zero Inbox.

Пишу небольшие полезные посты о саморазвитии, продуктивности, выгорании и прокрастинации. Только практический контент, никаких пацанских цитат о мотивации и успешном успехе. Если понравилось, можешь подписаться здесь или в Телеграм (там посты выходят чаще)

Из выдуманного в этой истории только имя Васи, остальное —реальный случай; такова рыночная арифметика.

* * * * * * * * *

Итак, начальник, зачем тебе изучать структуру и стоимость трансакционных издержек? Первое, что возникает в голове: это для того, чтобы не обманули. Конечно да, но нет. К примеру, вам нужен подрядчик, для разработки информационной системы. Можно выбрать дешевого, правильного и современного, а можно дорогого и проверенного. Начальник, кого бы выбрал ты? В России, с «неспокойных» времён возникла традиция, заключать сделки со «своими». С целью минимизации рисков, связанных с возникновением «нежданчиков», которые не попали в договор. К примеру в ИТ в процессе эксплуатации системы могут вскрыться недостатки проектирования, проблемы масштабирования, глюковатость «импортозамещённого» серверного ПО. И не каждый подрядчик будет хорош в данном случае. Есть такие подрядчики, которые долго торгуются, пока у вас не работает, есть такие, которые не обеспечивает обходными решениями, пока не устранена проблема, есть те, кто просто отказывается от сотрудничества… Надёжность ценнее договора.

* * * * * * * * *

Трансакционные издержки—это то, что не измеряется, то, с чем сталкивается каждый начальник. В молодости я не понимал, почему часто основным критерием карьеры является надёжность. Я путал надёжность с услужливостью и бунтовал против ущемления прав умных( Занявшись управлением, я быстро понял, почему понятные и надёжные сотрудники делают карьеру быстрее.

Многие выёживаются, создавая трансакционные издержки. И не понимают, почему у них низкая зарплата и нет карьеры.Выёживаться—значит создавать трансакционные издержки. См пример с Васей.

Не продвигают тех от кого возникают издержки на препирательства, обман и мелкие хитрости—таковы негласные правила.

Назову прочие, помимо оппортунизма, причины трансакционных издержек:

Спесивость, высокомерие и прочие факторы плохого воспитания и слабой социализации.

Незрелость процессов управления: к примеру, сообщение о проблеме может проваляться под сукном, а может быть обработано в течении недели, согласно регламенту процесса.

Недостатки коммуникаций. Один знакомый босс настолько не хотел общаться с другим боссом, обидевшись однажды, что посылал вместо себя подчинённого. Который вместе с другим боссом облапошил своего на полтора миллиона в те времена, когда доллар стоил тридцать рублей.

Низкое качество информации: проблемы больших данных, достоверность информации, её актуальность, полезность и т.п.

Трансакционные издержки копятся и разлагают. Из накопленного возникают страшные трансформационные издержки. Возникающие тогда, когда на смену одной системе приходит другая. От сотрудника, управление которым слишком дорого избавляются и нанимают нового. Предприятие, в котором бюрократии больше, чем пользы банкротится, уступая прибыль другим. Государство распадается под действием оппортунизма, порождая новые государства. Трансформационные издержки обычно имеют высокую цену, которую обычно игнорируют. СССР развалился намного раньше, чем создалась новая, устойчивая Россия. Здесь стоимость трансформационных издержек — величайшая трагедия двадцатого века. Реструктуризация предприятия всегда влечёт кратковременное снижение качества продукта. Средняя стоимость замены одного программиста другим колеблется в районе полумиллиона.

Революционеры, консалтинговые фирмы торгующие реинжинирингом, кадровики, обычно молчат про трансформационные издержки—об этом нужно помнить самостоятельно. Ибо разрушение старой системы происходит раньше создания новой. Закономерны дезорганизация и хаос.

Начальник, планируй транформационные издержки, закладывай «переходные периоды» в бюджеты. Иначе можно оставить предприятие «без штанов».

Трансакционные издержки изучает институциональная экономика.

Начальник, повышай своё образование, чтобы не быть обманутым, чтоб не словить неприятный нежданчик, чтобы не оставить предприятие «без штанов»!

Начальник, не копи трансакционные издержки, чтобы не возникло издержек трансформационных!

2. Две системы нашего сознания

Модель мышления Д.Канемана (автор книги «Думай медленно… решай быстро») говорит о том, что наше сознание условно представляет собой две системы.

Информация от органов чувств попадает в Систему 1, которая работает автоматически и почти «бесплатно», без больших затрат энергии. Система 1 вырабатывает определённое решение и передаёт его Системе 2.

Система 2 — это медленное, но умное мышление. Она способна решать сложные задачи, но весьма тяжёлый и неповоротливый инструмент. Получив от Системы 1 вариант решения, Система 2 может вмешаться и что-то заменить. А может согласиться с решением и выдать его в виде нервных импульсов. Это заставит наше тело шевелиться, а сознание — думать «в определённом направлении».

Нашей рабочей памяти также требуется Мыслетопливо, и попытка удержать что-либо в голове может сильно мешать процессу мышления, то есть работе Системы 2.

3. Как ведение списка задач экономит Мыслетопливо и помогает решать сложные задачи

Мы постоянно возвращаемся к информации, которую уже знаем, повторяем её про себя, убеждаясь, что ещё помним. Получается, что даже простая задача (например, удержать в голове какую-то информацию – позвонить, написать или спросить кого-то) уменьшает возможность мыслить и контролировать себя одновременно.

Поэтому, когда кто-то вас о чём-то просит, а вы отвечаете «да-да, я запомню», сильно снижаете свою способность думать. И чем больше этих «да-да, я запомню» вы пытаетесь удержать в памяти, тем меньше Мыслетоплива достаётся «медленной системе мышления».

Попытка удержать в голове одновременно 4-5 задач чаще всего приводит к ощутимому снижению способности осознанно принимать решения. Поэтому вы часто что-то забываете, если держите все задачи в голове.

К сожалению, многие пренебрегают ведением списка задач, и в том числе внесением в него примитивных дел. Это ошибка. Решая, записывать задачу или нет, надо исходить не из времени, которое понадобится на выполнение задачи (хотя этот подход распространён). Ориентируйтесь на вероятность забыть о задаче: чем она выше, тем нужнее запись. Мелочи забываются чаще и обычно со словами: «Это сделать — 2 минуты, сейчас только до компа доберусь…».

Поэтому главный вывод из этого поста, который вы должны сделать - список задач вести нужно обязательно. В следующем посте расскажу, как правильно формулировать задачи и как на это влияют обезьяны.

Пишу небольшие (а иногда и большие) полезные посты о саморазвитии, продуктивности, выгорании и прокрастинации. Только практический контент, никаких пацанских цитат о мотивации и успешном успехе. Если понравилось, можешь подписаться здесь или в Телеграм (там посты выходят чаще).